Tietosuojaseloste

Laatimispäivä 15.8.2019


1          Rekisterinpitäjä

Inkeroisten apteekki

Tanja Oksman

Y-tunnus 1516124-5

Päätie 22, 46900 Inkeroinen

05 317 1150, 050 302 3718

tanja.oksman@apteekit.net


1.1         Rekisterin yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Miia Miettinen

Päätie 22, 46900 Inkeroinen

05 317 1150

info@inkeroistenapteekki.fi



2          Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin palvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.

Apteekki käsittelee henkilötietoja toimittaessaan lääkkeitä tai muita hoitotarvikkeita lääkkeen määräämiseen oikeutetun henkilön määräämällä reseptillä. Lääkeostoja käsiteltäessä apteekki vähentää lääkeostojen hinnasta Kelan ja vakuutusyhtiön tai työpaikkakassan maksamia korvauksia.

Lisäksi apteekki tuottaa sopimukseen tai asiakkaan suostumukseen perustuen asiakkaille erilaisia lääkehoitoon liittyviä palveluita.

Tärkeään yleiseen etuun perustuen hoidamme muiden apteekkien kanssa lääkealan valvontaviranomaisten sekä päihdelääkärien kanssa yhdessä suunniteltua apteekkisopimusmenettelyä.

Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Henkilöstöllä on normaalin salassapitovelvollisuuden lisäksi terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva elinikäinen salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä ja terveydentilaa koskevien tietojen osalta.

 

 

3          Rekisterien nimet

-         Lääkemääräysrekisteri

-         Asiakkuudenhallinta

-         Kelan suorakorvaus ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt, työpaikkakassat

-         Annosjakelu

-         Lääkehoidon kokonaisarviointi ja lääkehoidon tarkistus

-         Apteekkisopimusrekisteri

-         Laskutuspalvelut

-         Erityismääräykset

-         Verkkokauppa ja verkkosivut

-         Kameravalvonta

-         Varmennekorttien rekisteröintipalvelu


4          Rekisterien tietosisältö

Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita.

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen rekisterien ja käyttötarkoitusten mukaisesti.

4.1         Lääkemääräysrekisteri

Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista ostokerroista, joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kansaneläkelaitoksen välisen suorakorvaussopimuksen perusteella. Asiakkaan olleessa laskutusasiakas kirjataan myös laskutustiedot.  

Lääkemääräysrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, nimi, sairausnumerot, lääkemääräystiedot, maksutiedot (maksusitoumukset, laskutusasiakkaat, runkosopimukset), suostumukset, mahdolliset apteekkisopimustiedot, ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä, käsittelijätiedot.

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kantapalveluun.

4.2         Asiakkuudenhallinta

Asiakaspalvelun tukena käytetään farmaseuttisen neuvonnan ja lääketoimitusten tiedonhallinnan työkalua, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat. Asiakkuudenhallinta käyttää hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja auttaa farmaseuttia hallitsemaan muun muassa lääkeaineiden yhteisvaikutuksia.

4.3         Kelan suorakorvaus- ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt, työpaikkakassat

Kelan Reseptikeskukseen tallennetaan reseptien toimitustiedot sekä paperi- ja puhelinreseptien tiedot. Kelalle luovutetaan Kelan tai työpaikkakassan korvaamien lääkeostojen tilitystiedot. Mikäli oston maksajana toimii jokin muu osapuoli (esim. vakuutusyhtiö, toimeentulotuki), laskutustiedot välitetään sopimuksen mukaan.

4.4         Annosjakelu

Tarjoamme asiakkaillemme sekä koneellista että manuaalista annosjakelupalvelua.

4.5         Lääkehoidon kokonaisarviointi ja lääkehoidon tarkistuspalvelu

Tarjoamme asiakkaillemme lääkehoidon kokonaisarviointi- ja tarkastuspalvelua. Molemmista palvelusta tehdään erillinen sopimus.

Lääkehoidon kokonaisarviointi (LHKA) on lääkärin työn tueksi suunniteltu palvelu, jossa erityispätevyyden hankkinut farmaseutti arvioi perusteellisesti potilaan lääkehoidon kokonaisuuden ja tekee havainnoistaan raportin lääkärille mahdollisia lääkitysmuutoksia varten.

Lääkehoidon tarkistus on asiantuntijapalvelu, jossa keskitytään lääkehoidon ongelmakohtiin. Farmaseutti käy läpi asiakkaan kanssa resepti- ja itsehoitolääkkeiden käyttöä. Tarkoituksena on auttaa asiakasta lääkkeenoton tarkoituksenmukaisessa toteutuksessa (lääkkeiden annostelu ja ottoajankohdat). Samalla varmistetaan lääkehoidon turvallisuus yhteisvaikutusten, päällekkäislääkityksen ja iäkkäille mahdollisesti haitallisten lääkkeiden osalta.

4.6         Apteekkisopimusrekisteri

Reseptinkäsittelyn yhteydessä käsittelemme henkilötietoja myös ns. Apteekkisopimusmenettelyssä. Apteekkisopimusmenettelyllä tarkoitetaan henkilön ja hänen lääkärinsä yhdessä tekemää lääkehoitosopimusta, jonka tehtävänä on auttaa päihde- tai lääkeriippuvuudesta kärsiviä potilaita vierottumaan suunnitelmallisen lääkehoidon avulla. Allekirjoittamalla apteekkisopimuksen potilas sitoutuu menettelyyn, jossa väärinkäyttöön soveltuvia lääkevalmisteita määrätään vain yhden lääkärin tai hoitopaikan toimesta ja niitä voi noutaa vain yhdestä potilaan itse valitsemastaan apteekista. 

Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki voi

·        tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakasrekisteriinsä,

·        välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä

·        tiedottaa hoitosopimuksen olemassaolosta muita apteekkeja tietoturvallisella tavalla

Apteekkien välisessä tiedonvälityksessä apteekkien välillä käytetään ns. Apteekkisopimusjärjestelmää, jossa kukin järjestelmään liittynyt apteekki toimii rekisterinpitäjänä omien apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta huolehtii apteekin toimeksiannosta Suomen Apteekkariliitto. Järjestelmään kirjataan sopimuspotilaan henkilötunnus sekä sopimuksen alkamis- ja päättymistiedot. Apteekkisopimuksen päätyttyä kaikki sopimukseen liittyvät tiedot poistetaan.

Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden tietoja. Päihde- ja lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma, jolloin menettelyllä saavutettava tärkeä yleinen etu puoltaa menettelyn järjestämistä em. tavalla. Menettelyyn on saatu lainsäädäntöön perustuva tuki myös terveydenhuollon poliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä.

4.7         Laskutuspalvelut

Apteekki voi laskuttaa asiakkaitaan erillisen laskutussopimuksen perusteella. Laskutusasiakkaiden tiedoista tallennamme seuraavat tiedot: nimi, laskutusosoite ja ostettujen tuotteiden tiedot. Reskontrajärjestelmäämme tallennamme tiedot laskutus-, maksu- ja perintätapahtumista.

4.8         Erityismääräykset

Apteekilla on myös muita lakiin perustuvia tehtäviä, kuten Schengen-todistusten myöntäminen ja myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla yksityishenkilön tulee osoittaa mukanaan kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle henkilölle. Tässä yhteydessä apteekki käsittelee seuraavia henkilötietoja: lääkepakkaus, lääkemääräys, matkustusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot. Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin rekistereihin.

Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kemikaalin nimi ja määrä sekä käyttötarkoitustiedot.

4.9         Verkkokauppa ja verkkosivut

Apteekin Internet- ja verkkokauppasivustojen käyntitiedot voidaan tallentaa järjestelmäämme evästeiden kautta. Tallentamisen tarkoituksena on kohdentaa asiakkaalle paremmin kiinnostavia viestejä sekä parantaa asiakaskokemusta ja kehittää palvelua. Evästeiden käyttäminen näihin tarkoituksiin edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena.

4.10     Kameravalvonta

Suoritamme tiloissamme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi kameravalvontaa. Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta emme kameravalvonnan yhteydessä tallenna.

Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu ja pääsy tallenteisiin on vain sellaisilla apteekin tai palveluntarjoajan henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä. Kameravalvontatallenteet voidaan luovuttaa viranomaisille rikosepäilyn seurauksena sovellettavaa lainsäädäntöä noudattaen.

4.11     Varmennekorttien rekisteröintipalvelu

Apteekki toimii Väestörekisterikeskuksen myöntämien varmennekorttien rekisteröintipisteenä.


5          Säännönmukaiset tietolähteet

• Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelun tiedot

• Kansaneläkelaitoksen suorakorvaustiedot

• asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot

• työntekijän havaintoihin liittyvät asiakkaan hoitamiseen liittyvät tiedot

• asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen saadut tiedot


6          Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

6.1         Kela ja muut viranomaiset

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnallisiin palveluihin. Näitä palveluita ja niiden tarjoajia ovat reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus ja toimeentulolaskutus sekä vakuutusyhtiöt.

Fimealle tulostetaan kuukausittain paperiraportti toimitetuista huumausaineresepteistä, PKV-lääkkeistä ja määräaikaisen erityisluvan vaativista lääketoimituksista. Raportteja ei lähetetä Fimeaan, mutta niitä säilytetään apteekissa kuuden vuoden ajan. Fimean myöntämät erityisluvat ja niihin liittyvät paperireseptit säilytetään kuuden vuoden ajan.

Järjestelmä tarkistaa Valviran ylläpitämästä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä ammattioikeutta koskevia tietoja. Apteekki toimittaa kirjallisesta pyynnöstä yksilöityjä lääkemääräysraportteja sähköisesti Valviralle. Apteekki ei säilytä raportteja lähettämisen jälkeen.

Aluehallintovirasto ohjaa ja valvoo hyvän lääkehoidon toteuttamista sekä julkisessa että yksityisessä terveydenhuollossa ja sosiaalihuollon hoivapaikoissa. Apteekki toimittaa kirjallisesta pyynnöstä yksilöityjä lääkemääräysraportteja sähköisesti AVI:lle. Apteekki ei säilytä raportteja lähettämisen jälkeen.

6.2         Annosjakelu

Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu asiakkaan ja apteekin väliseen sopimukseen.

Apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan seuraavia tietoja annosjakelutoimittajalleen Pharmac Oy:lle: nimi, henkilötunnus ja lääkitystiedot. Pharmac Oy:n kanssa on tehty sopimus henkilötietojen asetuksenmukaisesta käsittelystä.

Apteekissa jaetaan lääkkeitä myös manuaalisesti dosetteihin pääsääntöisesti viikoksi kerrallaan. Farmaseutti on lääkityksen muutos- ja ongelmatilanteissa tarvittaessa yhteydessä hoitavaan lääkäriin.

6.3         Apteekkisopimusrekisteri

Apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikkia ns. pkv- ja huumausainelääkkeitä sisältäviä reseptejä toimitettaessa Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko käsiteltävän reseptin haltijalla voimassa olevaa apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen sopimusapteekista. Kyselyitä tai niiden tuloksia ei tallenneta apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään

6.4         Lääkehoidon kokonaisarviointipalvelu

Lääkehoidon kokonaisarviointipalvelussa farmaseutti arvioi potilaan lääkehoidon kokonaisuuden yhteistyössä asiakkaan hoitavan lääkärin kanssa ja tekee havainnoistaan paperisen raportin lääkärille mahdollisia lääkitysmuutoksia varten.

6.5         Verkkokauppa

Apteekin verkkokauppapalvelu on ulkoistettu Apodigi Oy:lle ja Anders Innovations Oy:lle. Maksun välittäjänä toimii Checkout Finland Oy (y-tunnus 2196606-6).

6.6         Laskutus

Apteekin taloushallintoa varten asiakkaiden laskutustietoja luovutetaan Toimialakirjanpito Oy:lle. Tilitoimiston kanssa on tehty sopimus henkilötietojen asetuksenmukaisesta käsittelystä.


7          Henkilötietojen säilytysaika

7.1         Reseptitiedot

Reseptitiedot ovat järjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta.

Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää Reseptipäiväkirja (Fimean määräys 2/2016: Lääkkeiden toimittaminen, säilytysaika 5 vuotta).

Annosjakeluun liittyvät paperiset ja sähköiset tiedot säilytetään korkeintaan 13 kuukautta.

Lääkehoidon kokonaisarviointiin ja lääkehoidon tarkistukseen liittyvät raportit säilytetään korkeintaan 13 kuukautta.

7.2         Kemikaalien vähittäismyynti

Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus apteekista toimitetuista kemikaalien vähittäismyynnistä. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.

7.3         Kameravalvonta

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään kaksi viikkoa, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.

7.4         Varmennekorttien rekisteröinti

Varmennekorttien tilauslomakkeita säilytetään paperisena 15 vuotta.


8          Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

8.1         Rekisterin suojaus

Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmätoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.

Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.


9          Rekisteröidyn oikeudet

9.1         Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisterinpitäjänä apteekin on rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei.  Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista rekisteröidylle pyydettäessä myös sähköisessä muodossa.

9.2         Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen

Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttäessä.

9.3         Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

9.4         Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.5         Automaattinen päätöksenteko

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen taikka jos päätös on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa lainsäädännössä.

9.6         Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai rekisterinpitäjän kanssa olevan sopimuksen perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.

9.7         Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

9.8         Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta 1. Rekisterinpitäjä.